Lorsqu’un proche disparaît, la douleur s’accompagne malheureusement d’un certain nombre de formalités administratives. Parmi elles, figure la nécessité d’obtenir un certificat puis un acte de décès. Deux documents distincts mais complémentaires, indispensables pour organiser les obsèques et régler les questions successorales. Mais à qui s’adresser ? Quelles pièces fournir ? Et surtout, comment éviter des retards dans une période où chaque délai compte ? Ce guide vous accompagne pas à pas pour mieux comprendre la procédure.

Certificat médical et acte de décès : deux documents différents

Le certificat de décès

Le certificat médical est rédigé immédiatement après le constat de la mort par un médecin. Il s’agit d’un document médical officiel composé de deux parties :
volet administratif : il indique l’état civil du défunt, la date, l’heure et le lieu du décès, ainsi que l’identité du médecin ayant établi le constat ;
volet médical : il contient des informations confidentielles sur les causes de la mort et les éventuelles pathologies.
Ce certificat est indispensable pour organiser les funérailles et enclencher les démarches auprès de la mairie.

L’acte de décès

Une fois le certificat transmis à l’état civil, la mairie délivre l’acte de décès. Ce document purement administratif sert de preuve officielle du décès et sera demandé par la plupart des organismes : banques, assurances, notaires, caisses de retraite, etc.

Les mentions qui y figurent sont :
nom, prénoms, date et lieu de naissance du défunt,
date, lieu et heure du décès,
situation familiale (marié, célibataire, veuf, pacsé),
noms et prénoms des parents,
identité de l’officier d’état civil.
Si des démarches doivent être effectuées à l’étranger, il est obligatoire de présenter une traduction assermentée de l’acte de décès.

Qui peut en faire la demande ?

La délivrance des actes de décès est encadrée. Seules certaines catégories de personnes ou de professionnels mandatés y ont accès :
conjoint ou partenaire de PACS,
enfants et petits-enfants,
parents ou grands-parents,
frères et sœurs,
notaires, avocats ou mandataires légaux.

Les entreprises de pompes funèbres disposent également d’une habilitation leur permettant de récupérer rapidement les certificats nécessaires à l’organisation des obsèques. Elles jouent souvent un rôle d’intermédiaire auprès des familles pour alléger la charge administrative.

Les justificatifs à prévoir

Le contenu du dossier dépend de la qualité du demandeur. En règle générale, il faudra fournir :
une pièce d’identité en cours de validité,
le livret de famille ou un document établissant la filiation (pour les enfants ou parents),
une procuration accompagnée des justificatifs professionnels dans le cas d’un notaire ou d’un avocat.
Pour une demande en ligne via le portail service-public.fr, il suffit souvent de renseigner l’identité du défunt (nom, prénoms, date et lieu du décès). L’authentification par France Connect remplace alors la présentation physique de justificatifs.

Où et comment faire la demande ?

La mairie compétente est soit celle du lieu du décès, soit celle du dernier domicile du défunt. Trois possibilités existent :
Se rendre directement au guichet : l’acte peut être délivré immédiatement ou sous quelques jours.
Envoyer une demande par courrier : en joignant une enveloppe timbrée pour le retour.
Effectuer une démarche en ligne sur service-public.fr : la méthode la plus simple, accessible 24h/24, avec suivi numérique.

Exemple de courrier

Madame, Monsieur,  

Je vous prie de bien vouloir m’adresser une copie intégrale de l’acte de décès de : 
- Nom et prénom : [Nom du défunt] 
- Date et lieu du décès : [Date et commune] 
Je joins à ce courrier une copie de ma pièce d’identité. 
[Nom, adresse, signature]  

Délais et urgences

Les délais varient selon la méthode utilisée :
au guichet : immédiat à 5 jours,
en ligne : 3 à 8 jours ouvrés,
par courrier : 10 à 15 jours, délais postaux inclus.
En cas d’urgence (organisation des obsèques, démarches bancaires pressantes, assurance-vie), il est conseillé de se rendre directement à la mairie compétente et d’exposer la situation. La délivrance peut alors être accélérée.

Cas particuliers

Paris et grandes métropoles : les mairies d’arrondissement délivrent les actes récents, tandis que les archives municipales conservent les documents de plus de 75 ans.
Traduction officielle : pour une utilisation à l’international, l’acte doit être traduit par un traducteur assermenté et parfois apostillé ou légalisé.

À retenir

Le certificat médical de décès est établi par un médecin immédiatement après le constat.
L’acte de décès est un document d’état civil délivré par la mairie, nécessaire pour toutes les démarches administratives.
La demande peut se faire en mairie, par courrier ou en ligne.
Des justificatifs d’identité et de lien avec le défunt sont généralement exigés.
En cas de besoin à l’étranger, prévoyez une traduction certifiée.