Vous devez utiliser en dehors de la France un document établi sur le territoire national ? Avant d’être reconnu à l’étranger, ce document doit être authentifié afin d’éviter toute contestation et de limiter les risques de fraude. Deux procédures existent : l’apostille et la légalisation. Quelle est la différence entre ces démarches ? Quels documents peuvent être concernés ? Comment déposer une demande ? Voici un guide pratique pour y voir clair.

La légalisation d’un document : définition et procédure

La légalisation est une formalité administrative qui confirme l’authenticité de la signature, du sceau ou du tampon figurant sur un document public français, afin de le rendre utilisable à l’étranger. Elle ne certifie pas le contenu du document, seulement son origine officielle. Concrètement, un cachet officiel est apposé sur l’acte à légaliser.
Les actes publics pouvant être légalisés incluent :
- jugements et décisions de justice,
- extraits de casier judiciaire,
- procès-verbaux établis par un commissaire de justice,
- actes d’état civil (naissance, mariage, etc.),
- diplômes, avis d’imposition et autres documents émis par une autorité administrative,
- actes notariés (testament, procuration, etc.).

La procédure s’effectue en deux temps :
1. Une prélégalisation auprès du bureau des légalisations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (formulaire, chèque de 10 € et enveloppe affranchie requis).
2. Une surlégalisation auprès du consulat ou de l’ambassade du pays destinataire.

Attention : pour être légalisé, l’acte doit être présenté en original ou en copie certifiée conforme, signé par une autorité publique française et comporter une adresse complète en France.

L’apostille : une alternative simplifiée

L’apostille est une procédure de certification simplifiée, instaurée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Elle s’applique uniquement aux documents destinés à des pays signataires de cette convention. Comme la légalisation, elle certifie l’authenticité de la signature ou du sceau, sans valider le contenu du document.
Peuvent être apostillés :
- documents administratifs et commerciaux,
- actes d’état civil,
- diplômes et relevés officiels,
- documents juridiques.
La demande se fait auprès de la cour d’appel compétente, après obtention d’une copie conforme en mairie. Le service est gratuit, hormis les frais d’envoi postal. À noter : à partir du 1er janvier 2025, les notaires français seront habilités à délivrer une apostille, rendant la démarche encore plus rapide.

Cas particulier : documents traduits

Lorsqu’un document doit être présenté traduit, certaines règles s’appliquent :
- la traduction doit être réalisée par un traducteur assermenté en France ;
- l’original et la traduction doivent comporter la signature et le cachet du traducteur.

Comment choisir entre apostille et légalisation ?

Le choix dépend du pays de destination :
- pays signataires de la Convention de La Haye : apostille,
 - pays non signataires : légalisation.
En règle générale, l’apostille est moins coûteuse et plus rapide (quelques jours à une semaine), alors que la légalisation nécessite plusieurs étapes et peut prendre plusieurs semaines. Les frais varient également en fonction des pays et du nombre de documents.
Depuis février 2019, le règlement européen 2016/1191 a supprimé l’obligation d’apostille ou de légalisation pour certains documents entre États membres de l’UE. Pour plus de détails, consultez le portail e-justice.

Conseils pratiques

- Anticipez les délais de traitement et d’acheminement postal.
- Vérifiez si le pays destinataire est membre de l’Union européenne.
- Pour les documents nécessitant une traduction, passez impérativement par un traducteur assermenté.
- En cas de doute, privilégiez les agences de traduction certifiées qui travaillent avec un réseau de traducteurs agréés et spécialisés.

À retenir

Légalisation et apostille poursuivent le même objectif : garantir la validité d’un document français à l’étranger. Leur application dépend principalement du pays de destination. Dans certains cas, une traduction certifiée peut aussi être exigée. Pour sécuriser vos démarches et gagner du temps, il est recommandé de faire appel à des professionnels spécialisés.